Contabilidad

Cómo calcula los números el sistema

IVA, totales, recargo, asientos contables, libro IVA y cuenta corriente: qué fórmula usa el sistema en cada caso, explicado sin tecnicismos. Para que entiendas y confíes en los números.

1El precio que cargás ya incluye IVAEn todo el sistema (catálogo, mostrador, remito, factura) el precio es el precio final, con IVA adentro. Nunca se le suma IVA por encima. Para la factura, ese total se abre en neto + IVA: neto = final ÷ 1,21 (con 21%), IVA = final − neto. Ejemplo: $200 finales → $165,29 de neto + $34,71 de IVA. Todo se redondea a 2 decimales.
2Factura A vs. Factura B o CEn la Factura A (a un Responsable Inscripto) el precio unitario y el subtotal se imprimen en neto, con el IVA discriminado. En la B y la C se imprimen en valor final, sin discriminar (igual que en el mostrador). En los dos casos, cantidad × precio unitario da exacto el subtotal. Lo que se declara a ARCA es siempre el neto + IVA; la única excepción es el Monotributo (comprobante C), que no lleva IVA discriminado porque ARCA lo rechaza.
3El número de la factura lo pone ARCACuando emitís, el sistema le pregunta a ARCA cuál fue el último comprobante autorizado de ese tipo y punto de venta, y usa el siguiente. Nunca numera por su cuenta. Si ARCA rechaza (por ejemplo, un dato fiscal mal cargado), la factura queda en estado Rechazada y se puede reintentar una vez resuelto.
4El recargo por facturaciónSi configuraste un recargo (un % o un monto fijo para cuando el cliente pide factura), se reparte subiendo el precio de cada ítem — nunca aparece como una línea aparte. El total CON el recargo es lo que se declara a ARCA: no hay nada oculto. Contablemente, esa parte de más va a la cuenta 'Recargos por Financiación'.
5Qué asiento genera una venta (si tenés Contabilidad activada)Debe la cuenta del medio de pago (Caja, Banco, Deudores por Ventas, Valores a Depositar para cheques de terceros, Tarjetas a Acreditar), por el total. Haber Ventas por el neto y Haber IVA Débito Fiscal por el IVA (solo si sos Responsable Inscripto). Si todos los productos tienen costo cargado, además: Debe Costo de Mercadería Vendida y Haber Mercaderías por el costo. Anular la venta genera el asiento inverso, nunca borra el original.
6El cobro de una cuenta corriente no vuelve a tocar el IVAEl IVA de una venta a cuenta corriente ya quedó declarado cuando se hizo la venta. Cuando después cobrás esa deuda, el asiento solo mueve plata: Debe Caja o Banco, Haber Deudores por Ventas. Cobrar dos veces el IVA sería un error.
7Descuento o recargo al cobrar una cuenta corrienteEl monto que escribís es lo que el cliente te entrega, y el descuento o el recargo se calcula sobre la deuda que se cancela. Con un descuento, la deuda baja MÁS de lo que entregó: te da $25.000 y le hacés 5%, se le descuentan $26.315,79 de la deuda (25.000 ÷ 0,95) y el descuento otorgado es $1.315,79. Con un recargo, la deuda baja MENOS: te da $25.000 con 10% de recargo, se le descuentan $22.727,27 (25.000 ÷ 1,10) y los $2.272,73 restantes son el recargo que cobraste. En pesos fijos se suma (descuento) o se resta (recargo): $25.000 con $500 de descuento cancelan $25.500; con $500 de recargo, $24.500. A la caja entra siempre lo que el cliente entregó. El recibo muestra las cifras por separado: monto entregado, descuento o recargo aplicado y total acreditado a la cuenta. Contablemente el descuento va como egreso en «Ajustes de Cuentas a Cobrar» y el recargo como ingreso en «Recargos por Financiación», para que el asiento cierre.
8Cómo se aplica un pago a la deuda de un cliente (FIFO)Cada pago cancela primero las ventas más viejas. El sistema no guarda 'este pago pagó esta factura' — lo recalcula cada vez que lo pedís. Como las ventas vencidas son siempre las más viejas, un pago parcial baja primero lo vencido. El saldo del cliente es un número que se mantiene al día; el detalle real es la suma de todos los movimientos, que nunca se editan ni se borran.
9Deuda por antigüedad (aging)El tablero de deudores reparte lo que cada cliente debe según hace cuántos días venció: por vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, y más de 90 días. El vencimiento de cada venta se fija al momento de la venta (fecha + los días de plazo del cliente). Si el cliente no tiene plazo cargado, la deuda vence a los 30 días de la venta.
10El Balance siempre cuadraActivo = Pasivo + Patrimonio Neto, con una tolerancia de un centavo por redondeos. Mientras no se cierre el ejercicio, el resultado del período (ingresos − egresos) se muestra dentro del Patrimonio Neto como una línea aparte. El Estado de Resultados usa el mismo criterio, filtrado por el período que elijas.
11Qué entra al Libro IVAVentas: solo las facturas, notas de crédito y notas de débito ya APROBADAS por ARCA (las que están en borrador o rechazadas no cuentan). Compras: solo las cargas de factura de proveedor que incluyeron el comprobante con sus datos fiscales — una carga vieja sin esos datos queda afuera, nunca se inventa un valor. El recibo no genera IVA propio, así que no entra.
12Facturar en dólaresLa factura en USD declara los importes en dólares, sin convertir. La cotización la trae ARCA (el cierre del Banco Nación del día hábil anterior) y se vuelve a tomar la del día al emitir. Solo se pasa a pesos donde hace falta: el asiento de una nota de crédito/débito y el Libro IVA, a esa misma cotización.
13Vender y cobrar en dólares (si activaste esa función)Hay dos cotizaciones distintas y no se mezclan: la 'del negocio' (la que vos configurás, con un ajuste opcional sobre el valor público) fija los precios del catálogo, el mostrador y la cuenta corriente; la oficial de ARCA sigue siendo solo para la factura. Un producto en dólares guarda siempre los dos precios — en pesos y en dólares— y se actualizan solos cuando cambia la cotización. Al vender, el precio en pesos que cobra el mostrador queda fijo con la cotización de ese momento, sin depender de estar conectado a internet. Si un cliente tiene su cuenta corriente pactada en dólares, la deuda se lleva en dólares y el pago la cancela en dólares; recién al entrar a la caja se convierte a pesos, con la cotización de ese día. La caja en sí siempre queda en pesos. Y si facturás una venta que fue en dólares, la factura sale directamente en dólares, con los mismos precios de esa venta.
14Si tu contador quiere el detalle exactoTenemos un documento técnico con todas las fórmulas, los códigos del plan de cuentas y el asiento que genera cada operación, uno por uno. Si tu contador o tu estudio lo necesita para revisar los números, escribinos y se lo pasamos.